Zaliczka na podatek dochodowy: wszystko, co musisz wiedzieć

Czym jest zaliczka na podatek dochodowy i kto musi ją płacić?

Zaliczka na podatek dochodowy to świadoma kwota pieniędzy, którą podatnicy wpłacają w ciągu roku podatkowego na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych. Jest to forma regularnego regulowania należności wobec urzędu skarbowego, która ma zapobiec nagromadzeniu się dużej kwoty do zapłaty na koniec roku. Obowiązek ten dotyczy zarówno osób prowadzących działalność gospodarczą, jak i pracowników, choć mechanizmy poboru i wpłaty różnią się w zależności od sytuacji. Płacenie zaliczek pozwala na płynniejsze zarządzanie finansami i uniknięcie niespodziewanych wydatków związanych z rocznym rozliczeniem podatkowym.

Dla kogo obowiązek wpłacania zaliczek na podatek dochodowy?

Obowiązek wpłacania zaliczek na podatek dochodowy spoczywa przede wszystkim na przedsiębiorcach prowadzących działalność gospodarczą, którzy rozliczają się na zasadach skali podatkowej lub podatku liniowego. W ich przypadku samodzielne obliczanie i wpłacanie tych kwot jest kluczowym elementem prowadzenia firmy. Ponadto, zaliczki na podatek dochodowy są pobierane od wynagrodzeń pracowników przez pracodawców, którzy następnie odprowadzają je do urzędu skarbowego. Oznacza to, że pracownicy, choć sami nie dokonują wpłat, pośrednio uczestniczą w systemie zaliczek na podatek dochodowy.

Jak obliczyć i wpłacić zaliczki na podatek dochodowy w 2025 roku?

Zasady obliczania zaliczki na podatek dochodowy

Obliczenia zaliczki na podatek dochodowy są procesem narastającym od początku roku podatkowego. Podstawą do naliczenia zaliczki jest osiągnięty dochód, który może być pomniejszony o stratę z lat ubiegłych oraz zapłacone składki na ubezpieczenie społeczne. Warto pamiętać, że od 2022 roku, w ramach reformy Polskiego Ładu, składki zdrowotnej nie można już odliczać od podatku ani od dochodu w taki sam sposób jak wcześniej, co wpłynęło na wysokość niektórych zaliczek. Ostateczna kwota zaliczki zależy od wielu czynników, w tym od formy opodatkowania, osiągniętego dochodu, kosztów uzyskania przychodu oraz przysługujących ulg i odliczeń.

Formy opodatkowania a wysokość zaliczki

Forma opodatkowania ma fundamentalne znaczenie dla sposobu naliczania i wysokości zaliczki na podatek dochodowy. W przypadku skali podatkowej (2025 r.), obowiązuje stawka 12% dochodu do kwoty 120 000 zł, a powyżej tej kwoty 32%. Istotną rolę odgrywa również kwota zmniejszająca podatek, która wynosi 3 600 zł rocznie (300 zł miesięcznie). Natomiast podatek liniowy charakteryzuje się stałą stawką 19% od dochodu, bez kwoty wolnej. Przedsiębiorcy rozliczający się liniowo mogą odliczać składki społeczne, a w 2025 roku limit odliczenia składki zdrowotnej wynosi 12 900 zł.

Zaliczki miesięczne, kwartalne i uproszczone

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą mają możliwość wyboru sposobu wpłacania zaliczek. Mogą one być płacone miesięcznie, do 20. dnia kolejnego miesiąca, lub kwartalnie, do 20. dnia pierwszego miesiąca po zakończeniu kwartału. Prawo do kwartalnego rozliczania się mają tak zwani mali podatnicy (przychód poniżej 2 mln euro) oraz osoby dopiero rozpoczynające działalność. Istnieje również opcja zaliczek uproszczonych, o której informuje się w zeznaniu rocznym. Należy jednak pamiętać, że ta forma nie przysługuje osobom rozpoczynającym działalność w bieżącym lub poprzednim roku podatkowym.

Zaliczka na podatek dochodowy pracownika – umowa o pracę i umowy cywilnoprawne

Zaliczka z tytułu umowy o pracę

W przypadku pracowników zatrudnionych na umowie o pracę, pracodawca jest zobowiązany do pobierania i odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy. Mechanizm ten jest zintegrowany z systemem wynagrodzeń. Zaliczka wynosi zasadniczo 12% dochodu do kwoty 120 000 zł rocznie. Powyżej tego progu, stosowana jest stawka 32% od nadwyżki. Warto zaznaczyć, że pracownicy do 26. roku życia mogą skorzystać ze zwolnienia z podatku dochodowego do kwoty 115 528 zł rocznie, co oznacza, że w ich przypadku zaliczka może nie być pobierana.

Zaliczki z umów zleceń i o dzieło

Inaczej wygląda sytuacja w przypadku umów cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenie czy umowa o dzieło. Tutaj stawka zaliczki na podatek dochodowy wynosi zazwyczaj 12%. Kluczowe znaczenie mają jednak koszty uzyskania przychodu, które mogą pomniejszyć podstawę opodatkowania. Standardowe koszty wynoszą 20%, a w przypadku twórców i artystów mogą być zastosowane koszty autorskie w wysokości 50%. Te różnice wpływają na ostateczną kwotę zaliczki, którą pracodawca lub zleceniodawca odprowadza do urzędu skarbowego.

Kiedy wpłacić zaliczkę na podatek dochodowy – terminy i zasady

Terminy wpłat zaliczek

Terminy płatności zaliczek na podatek dochodowy są ściśle określone i zależą od wybranej formy rozliczenia. Przedsiębiorcy, którzy wybrali rozliczenie miesięczne, zobowiązani są do wpłaty zaliczki do 20. dnia kolejnego miesiąca. Natomiast podatnicy decydujący się na rozliczenie kwartalne muszą uregulować należność do 20. dnia pierwszego miesiąca po zakończeniu kwartału. Od 2007 roku przedsiębiorcy nie składają już okresowych deklaracji PIT-5/PIT-5L, a jedynie dokonują wpłaty wyliczonej zaliczki na swój indywidualny mikrorachunek podatkowy.

Zaliczka poniżej 1000 zł – co wtedy?

Przepisy przewidują również specjalne zasady dotyczące wpłat zaliczek o niższej wartości. Jeśli obliczona kwota zaliczki na podatek dochodowy nie przekracza 1 000 zł, podatnik ma prawo odłożyć jej zapłatę do momentu, gdy łączna suma niezapłaconych zaliczek przekroczy tę kwotę. W sytuacji, gdy obliczona zaliczka wynosi 0 zł, nie ma obowiązku informowania o tym urzędu skarbowego. To ułatwienie ma na celu zmniejszenie obciążeń administracyjnych dla podatników, którzy w danym okresie wykazują niskie dochody lub korzystają z przysługujących im ulg.